Todos los laboratorios calculan el coste teórico de sus fórmulas. Muy pocos calculan lo que costó fabricarlas de verdad. Y la diferencia entre ambas cifras no es ruido: es información sobre el proceso, sobre las materias primas y sobre la calidad de tus propias previsiones.
Qué es cada cosa
Coste estimado: el que sale de la fórmula. Cantidades previstas × precios de catálogo, más las operaciones previstas × su tarifa.
Coste real: el que sale del prototipo fabricado. Lo que se consumió de verdad (incluida la bolsa que se rompió y el ajuste que hubo que hacer sobre la marcha), las horas que se echaron de verdad y el rendimiento que se obtuvo de verdad.
La comparación solo tiene valor si es línea a línea. Saber que un lote costó un 12 % más de lo previsto no sirve de nada; saber que costó un 12 % más porque el aroma se consumió un 40 % por encima de lo previsto sí sirve.
Un ejemplo con números
Prototipo de 30 kg de una crema hidratante. Estimado contra real:
| Concepto | Previsto | Real | Desviación |
|---|---|---|---|
| Agua desmineralizada | 21,39 kg / 0,64 € | 21,39 kg / 0,64 € | 0,0 % |
| Glicerina | 1,20 kg / 2,64 € | 1,26 kg / 2,77 € | +5,0 % |
| Emulsionante | 0,75 kg / 9,75 € | 0,80 kg / 10,40 € | +6,7 % |
| Aceite de girasol | 2,40 kg / 7,44 € | 2,40 kg / 7,44 € | 0,0 % |
| Niacinamida | 1,20 kg / 33,60 € | 1,32 kg / 36,96 € | +10,0 % |
| Conservante | 0,18 kg / 4,86 € | 0,18 kg / 4,86 € | 0,0 % |
| Perfume | 0,045 kg / 5,40 € | 0,060 kg / 7,20 € | +33,3 % |
| Materias primas | 60,33 € | 70,27 € | +16,5 % |
| Preparación y pesada | 1,0 h / 22,00 € | 1,6 h / 35,20 € | +60,0 % |
| Emulsión y homogeneización | 1,5 h / 46,50 € | 2,1 h / 65,10 € | +40,0 % |
| Enfriado y envasado | 1,0 h / 19,00 € | 1,0 h / 19,00 € | 0,0 % |
| Operaciones | 87,50 € | 119,30 € | +36,3 % |
| Total lote | 147,83 € | 189,57 € | +28,2 % |
| Producto obtenido | 30,0 kg | 28,4 kg | −5,3 % |
| Coste por kg | 4,93 € | 6,67 € | +35,4 % |
Un 35 % de desviación en el coste unitario. Y ahora lo importante: la tabla te dice dónde mirar.
- El perfume se pasó un 33 %: probablemente se dosificó a ojo o se corrigió el aroma sobre la marcha. Es un problema de método.
- Las horas de emulsión se fueron un 40 %: o la previsión era optimista o hubo que repetir un paso. Hay que preguntar al técnico, y la respuesta se anota.
- El rendimiento fue del 94,7 % en vez del 100 %: falta contabilizar la merma de trasvase. La previsión estaba mal, no el lote.
Ninguna de esas tres cosas se ve en un coste teórico. Las tres cambian el precio al que puedes vender.
Qué haces con la información
Corriges la previsión, no la realidad. Si tres lotes seguidos consumen un 5 % más de emulsionante, tu fórmula debería llevar ese 5 % como merma explícita. La previsión debe converger hacia la realidad, no al contrario. Ver merma y rendimiento.
Distingues desviación puntual de sistemática. Un lote que se sale porque se cortó la emulsión es una no conformidad, no un dato de coste. Márcalo como tal y déjalo fuera de la media, pero no lo borres.
Ajustas el precio antes de firmar. Si el coste real por kg es 6,67 € y estabas negociando a 7,20 €, tu margen es del 7 %, no del 46 % que decía la hoja. Mejor saberlo antes de la reunión.
Aprendes a presupuestar. Al cabo de veinte prototipos sabrás que tu previsión de horas se queda corta un 25 % de media. Eso es un factor de corrección real, sacado de tus datos, no de un manual.
El requisito técnico
Para que esto funcione hacen falta tres cosas, y ninguna es exótica:
- Que el prototipo nazca de la revisión de fórmula, con sus cantidades ya escaladas al lote que vas a hacer. Si el técnico transcribe a mano, la comparación pierde sentido.
- Que imputar el consumo real y las horas reales sea rápido —del orden de un minuto al terminar el lote—. Si es un formulario largo, no se rellena.
- Que la comparación se calcule sola y esté colgada de la propia revisión, no en un informe que alguien tiene que pedir.
Cuando esas tres piezas están, el laboratorio deja de discutir sobre el coste de los productos: lo consulta.