La pila tecnológica más habitual en el I+D de una pyme es: Excel + correo + carpeta compartida, con un tablero o un WhatsApp de grupo como guarnición. Cuesta cero euros al mes y por eso nunca aparece en ninguna revisión de gastos.
Vamos a ponerle números. Laboratorio de cuatro personas, coste hora medio de 35 €, unos 25 productos vivos y 6 desarrollos nuevos al año.
Las horas que se van
| Actividad | Frecuencia | Horas/año | Coste |
|---|---|---|---|
| Buscar la versión correcta de una fórmula | 3 veces/semana × 12 min | 31 h | 1.085 € |
| Actualizar precios a mano en las hojas | 3 veces/año × 14 h | 42 h | 1.470 € |
| Recalcular escandallos tras un cambio | 2 veces/semana × 20 min | 35 h | 1.225 € |
| Rehacer tablas nutricionales o INCI | 30 veces/año × 45 min | 23 h | 805 € |
| Preparar fichas técnicas para clientes | 60 veces/año × 35 min | 35 h | 1.225 € |
| Buscar resultados de ensayos antiguos | 2 veces/semana × 15 min | 26 h | 910 € |
| Reconstruir el histórico para una auditoría | 1 vez/año × 24 h | 24 h | 840 € |
| Responder «¿cuánto cuesta este producto?» | 1 vez/semana × 25 min | 22 h | 770 € |
| Consolidar el estado de los proyectos | 1 vez/semana × 40 min | 35 h | 1.225 € |
| Total | 273 h | 9.555 € |
Casi 10.000 € al año en un laboratorio pequeño, solo en tiempo de gestión de información. Y no es la parte más cara.
Los errores, que cuestan más
| Suceso | Frecuencia realista | Coste unitario | Coste anual |
|---|---|---|---|
| Lote fabricado con la fórmula equivocada | 1 cada 2 años | 4.500 € | 2.250 € |
| Ficha técnica errónea enviada a cliente | 2 al año | 600 € | 1.200 € |
| Ensayo repetido por no encontrar el anterior | 3 al año | 900 € | 2.700 € |
| Producto vendido por debajo de coste (escandallo viejo) | 1 producto/año durante 6 meses | 3.800 € | 3.800 € |
| Observación en auditoría por control de cambios | 1 cada 2 años | 1.500 € | 750 € |
| Total | 10.700 € |
Coste total estimado: unos 20.000 € al año. Para un laboratorio de cuatro personas. Y hay dos partidas que ni siquiera he intentado cuantificar:
- La dependencia de una persona. El día que se va quien montó las hojas, el coste es de varios meses de desorden.
- Los proyectos que no se hicieron porque el equipo estaba ocupado en tareas administrativas.
Comparativa de las alternativas
| Excel + correo + carpetas | Notion / gestor genérico | Software de formulación | PLM corporativo | |
|---|---|---|---|---|
| Coste directo anual | 0 € | 300-1.200 € | 2.000-6.000 € | 30.000-150.000 € |
| Tiempo de implantación | — | 2-6 semanas | 3-8 semanas | 6-18 meses |
| Fórmulas versionadas | No | No | Sí | Sí |
| Escandallo automático | Manual | No | Sí | Sí |
| Coste real de prototipos | No | No | Sí | Sí |
| Nutrición / INCI / alérgenos | Manual | No | Sí | Sí |
| Trazabilidad para auditoría | Débil | Débil | Sí | Sí |
| Requiere personal dedicado | No | Sí (quien lo monta) | No | Sí |
| Encaja en pyme de 4-40 personas | Hasta cierto tamaño | Parcialmente | Sí | No |
La columna de gestores genéricos incluye tableros tipo kanban; su caso concreto lo desmenuzo en Trello para I+D.
Lo que no arregla cambiar de herramienta
Por honestidad, y porque los proyectos que fracasan lo hacen por esto:
- Si el maestro de ingredientes está sucio, seguirá sucio dentro de un software. Con la diferencia de que ahora se ve.
- Si nadie registra las horas, no habrá coste real por mucho módulo que exista.
- Si no hay una decisión sobre quién aprueba las fórmulas, el sistema no la va a tomar por ti.
- Si el equipo no está de acuerdo en cambiar, cambiará el sistema pero no el trabajo. Ver adopción.
Un software es una palanca. Necesita algo sobre lo que apoyarse.
Cómo hacer tu propio cálculo
No te fíes de mi tabla; haz la tuya, que además te sirve para justificar la decisión internamente. Cuatro pasos:
- Durante dos semanas, que cada persona apunte cuánto tiempo dedica a buscar, transcribir, recalcular y consolidar. Sin juzgar, solo apuntar.
- Extrapola a un año y multiplica por tu coste hora.
- Enumera los errores de los últimos tres años y ponles precio. Sé honesto, incluidos los que quedaron en casa.
- Compara con el coste de la alternativa y con las semanas de implantación.
Si el resultado no compensa —y en laboratorios muy pequeños con dos productos puede no compensar—, sigue con Excel y duerme tranquilo. Lo importante no es la conclusión: es haber hecho la cuenta en lugar de asumir que gratis significa barato.