Si vas a implantar un software de formulación, el 80 % del trabajo real está aquí y no en el software. Un maestro de ingredientes bien montado hace que todo lo demás —escandallo, nutrición, alérgenos, INCI, comparativas— salga solo. Uno mal montado convierte cada consulta en una investigación.
Voy a contarte cómo se monta, con los errores concretos que hay que evitar.
Regla número uno: una materia prima, una ficha
Suena obvio. Luego abres el maestro y encuentras:
GlicerinaGLICERINA 99%Glicerina vegetal (Prov. B)Glicerol
Cuatro fichas, cuatro precios distintos, ninguna forma de saber cuánta glicerina compras al año. La regla es simple: la ficha identifica el material, no la compra. Si dos proveedores te venden el mismo material con la misma especificación, es una ficha con dos proveedores, no dos fichas. Si las especificaciones difieren de verdad (grado, pureza, origen vegetal frente a sintético), entonces sí son materiales distintos y conviene que el código lo refleje.
La codificación
Discusión eterna. Mi recomendación después de ver muchas: código corto, con prefijo por familia, y numeración correlativa sin significado.
MP-AC-0042 Materia prima · Aceites · nº 42
MP-EM-0007 Materia prima · Emulsionantes · nº 7
MP-AR-0113 Materia prima · Aromas · nº 113
SE-0009 Semielaborado nº 9
EN-0031 Envase nº 31
Lo que hay que evitar es la codificación «parlante» que intenta meter en el código el proveedor, el precio, el año o el proceso. Siempre acaba mal: el proveedor cambia y el código miente para siempre.
Unidades: el error más caro
Elige una unidad de compra y coste por material y no la cambies. Si la glicerina está en €/kg, todos los precios de glicerina van en €/kg, aunque la compres en garrafas de 25 litros. La conversión garrafa→kg se hace al dar de alta el precio, una vez, no en cada fórmula.
Y ojo con las densidades: en cosmética y perfumería es habitual comprar en litros y formular en gramos. Si el maestro no tiene la densidad, alguien la aplicará mentalmente y se equivocará. Es un campo, cuesta nada, ponlo.
Los campos imprescindibles
| Campo | Por qué |
|---|---|
| Código y nombre | Identidad |
| Unidad de coste | Base de todo el escandallo |
| Precio actual y fecha del precio | Sin fecha, un precio es una opinión |
| Proveedor(es) y referencia del proveedor | Para pedir sin buscar en correos |
| Densidad | Conversiones volumen/masa |
| Familia / función habitual | Filtros y sustituciones |
| Activo / descatalogado | Que no aparezca en fórmulas nuevas sin desaparecer del histórico |
Y luego los específicos de tu sector:
- Alimentación: valores nutricionales por 100 g (energía, grasas, saturadas, hidratos, azúcares, fibra, proteínas, sal), alérgenos presentes y por trazas, origen, ecológico. Con eso, la tabla nutricional sale calculada de la fórmula.
- Cosmética: nombre INCI, CAS, función, pH de uso, porcentaje de activo, restricciones regulatorias, alérgenos del anexo III. Detalle en INCI, pH y % de activo.
- Perfumería: familia olfativa, límite IFRA por categoría, volatilidad, dilución habitual.
- Suplementos: forma química del nutriente, factor de conversión a nutriente puro, overage recomendado.
Los precios: la parte que se pudre
Un maestro con precios de hace dos años es peor que no tener precios, porque da falsa confianza. Tres reglas:
- Cada precio con su fecha y su origen (oferta, última factura, tarifa anual).
- Revisión periódica programada, no reactiva. Una vez al trimestre, las 30 materias primas que suponen el 80 % de tu coste. El resto, anual.
- Actualizar el maestro no debe reescribir las fórmulas aprobadas. Ver refrescar precios.
El campo «activo», que parece menor y no lo es
Los materiales no se borran: se desactivan. Un ingrediente descatalogado tiene que desaparecer de los buscadores de las fórmulas nuevas y seguir existiendo en las cincuenta fórmulas históricas que lo llevan. Si tu única opción es borrar, o bien rompes el histórico o bien acumulas basura en los desplegables. Ambas cosas envenenan el maestro en dos años.
Y con la desactivación conviene guardar el motivo y la fecha: «descatalogado por el proveedor, 03/2026, sustituido por MP-EM-0031». Es la información que necesitará quien abra dentro de tres años una fórmula antigua y no entienda por qué no puede repetirla.
Cómo se detecta un maestro enfermo
Cinco síntomas, todos medibles en diez minutos con una consulta:
| Síntoma | Qué indica |
|---|---|
| Más del 10 % de materiales sin precio o con precio de hace más de dos años | El escandallo del catálogo es ficción |
| Materiales con nombres casi idénticos | Duplicados sin fusionar |
| Materiales usados en cero fórmulas | Ruido en los buscadores |
| Un solo material que aparece con dos unidades distintas | Error de conversión garantizado en algún sitio |
| Materiales sin familia ni función | Imposible hacer sustituciones o análisis por función |
Si el primero se cumple, para todo lo demás y arregla eso primero: un maestro con precios muertos hace que cada decisión de coste que tome la empresa sea una decisión mal informada, y ninguna de las otras cuatro cosas importa tanto.
Quién es el dueño del maestro
Pregunta de gobierno que se olvida siempre y que decide si el maestro sobrevive. Tres reglas que funcionan:
- Una persona responsable. No un comité. Normalmente alguien de calidad o de I+D, con el apoyo de compras para precios y proveedores.
- Alta de material con requisitos mínimos. Nadie crea un material sin código, unidad, precio y ficha técnica de proveedor. Un maestro donde cualquiera puede crear una ficha vacía «para salir del paso» se degrada en meses.
- Revisión programada, no reactiva. Una mañana al trimestre para precios y depuración. En el calendario, con nombre y apellidos.
Semielaborados: tus propias bases como ingrediente
Si haces una base que usas en diez productos —una premezcla, un concentrado, un bulk neutro—, no la copies diez veces. Publícala como material del maestro con su coste calculado desde su propia fórmula y úsala como una línea más. Cuando su coste cambie, cambian los diez productos. Es el mecanismo que explico en semielaborados.
Cómo se hace la carga inicial sin morir
No metas las 1.400 referencias que hay en tu Excel. Hazlo así:
- Saca la lista de materiales usados en las fórmulas vivas (las que has tocado en los últimos 18 meses). Suele ser el 20-30 % del total.
- Depúralos: fusiona duplicados, decide unidades, pon precio con fecha.
- Cárgalos con los campos obligatorios, y deja los específicos (nutrición, INCI) para una segunda pasada.
- El resto entra bajo demanda: cuando alguien lo necesite en una fórmula nueva.
Este orden lleva una o dos semanas de trabajo real. El orden contrario —cargarlo todo primero— lleva tres meses y el 70 % de lo cargado no se usa nunca.
La prueba del algodón
Cuando creas que el maestro está listo, haz esto: coge tres fórmulas al azar, ábrelas y comprueba que el coste que sale coincide con lo que la empresa cree que cuesta ese producto. Si no coincide, has aprendido algo importante —y probablemente incómodo— antes de que lo aprenda un cliente.