Las migraciones de I+D fracasan casi siempre por el mismo motivo, y no es técnico: se intenta migrar todo el histórico antes de empezar a trabajar. Seis meses de carga de datos, un equipo agotado, el sistema todavía sin usar y la sensación de que aquello fue un error.
El plan que sigue asume lo contrario: empiezas a trabajar en la semana 3 y el histórico entra después, si entra.
Antes de empezar: las tres decisiones
Media jornada, con quien decide presente. Sin esto, la semana 1 se atasca.
- ¿Quién aprueba una fórmula? Nombre y apellidos. Si son dos personas, en qué casos cada una.
- ¿Qué unidades manejamos? Unidad de coste por familia de material, unidad de lote por tipo de producto.
- ¿Qué es un producto y qué es una variante? ¿El mismo bulk en tres formatos son tres productos o uno con tres SKU? Ver subrecetas.
Semana 1 — El maestro de ingredientes
Es el 60 % del trabajo total y determina la calidad de todo lo demás.
- Extrae la lista de materiales usados en fórmulas vivas. Vivas = tocadas en los últimos 18 meses. Suele ser el 25-30 % de lo que tienes en el Excel.
- Depura duplicados. El ejercicio de fusionar «Glicerina», «GLICERINA 99%» y «Glicerol». Doloroso y necesario.
- Decide unidad y precio con fecha para cada uno.
- Carga. Con los campos obligatorios; los específicos (nutrición, INCI, alérgenos) en la semana 2.
Consejo: hazlo entre dos personas, una del laboratorio y una de compras. Las decisiones de unidad y precio necesitan las dos cabezas. Detalle completo en cómo montar el maestro.
Semana 2 — Datos específicos y primeras fórmulas
- Completa los campos de sector de las materias primas más usadas: nutricionales, alérgenos, INCI, restricciones. Empieza por el top 50, no por las 400.
- Migra cinco fórmulas piloto. Elige variadas: una sencilla, una con estructura de bulk y envase, una con semielaborado, una problemática.
- Compara el coste que da el sistema con el que decías tener. Aquí aparecen las sorpresas: casi siempre el sistema da un coste mayor, y casi siempre tiene razón.
Ese contraste es el momento más valioso de toda la migración. Anótalo: es lo que vas a enseñar a dirección.
Semana 3 — Trabajo real
Aquí está el cambio de mentalidad. A partir de esta semana, todo desarrollo nuevo nace en el sistema. No en paralelo, no «también en el Excel». En el sistema.
- Cada producto que se toque se migra en ese momento, no antes.
- Cada revisión nueva se crea clonando, no copiando archivos.
- El primer prototipo se lanza desde el sistema y se imputan sus consumos reales.
Habrá fricción. Es normal y es la parte del proyecto que no se puede evitar: cambiar de herramienta cuesta una o dos semanas de productividad. Lo que sí se puede evitar es alargarla trabajando con dos sistemas.
Semana 4 — Cierre y catálogo vivo
- Migra el resto de productos vivos. Con la práctica de las semanas anteriores, cada uno lleva entre 15 y 40 minutos.
- Marca la revisión vigente de cada producto. Si no está claro cuál es, ese producto tiene un problema anterior al software.
- Genera las fichas técnicas y compáralas con las que estabas usando. Van a aparecer discrepancias; cada una es un error que llevaba tiempo circulando.
- Define la rutina de precios: quién los actualiza y cada cuánto.
Lo que NO se migra
Tan importante como lo anterior:
- Productos descatalogados. Se archivan los Excel y punto. Si alguna vez hace falta uno, se migra ese.
- Revisiones intermedias del histórico. Migra la vigente de cada producto, no las cuarenta anteriores. La historia previa se queda en los archivos originales, guardados y accesibles.
- Materiales no usados. Entran cuando alguien los necesite.
- Ensayos antiguos. Igual: por demanda.
La tentación de migrar el histórico completo es fuerte porque parece más pulcro. Pero es trabajo que se hace una vez, cuesta semanas y sirve para consultar el 5 % del tiempo. Lo que de verdad necesitas es que el catálogo vivo esté impecable.
Cuánto tiempo hay que reservar de verdad
La pregunta que siempre llega y que casi nadie responde con honestidad. Para un laboratorio de cuatro personas con 25 productos vivos y unas 250 materias primas activas:
| Tarea | Horas | Quién |
|---|---|---|
| Decisiones previas | 4 h | Dirección + I+D + calidad |
| Depuración y carga del maestro | 30-40 h | I+D + compras |
| Campos específicos (nutrición, INCI, alérgenos) | 20-30 h | I+D o calidad |
| Migración de 25 productos | 12-18 h | I+D |
| Validación de costes y fichas | 8 h | I+D + dirección |
| Formación y acompañamiento | 10 h | Todo el equipo |
| Total | 85-110 h |
Son entre dos y tres semanas-persona repartidas en un mes. Si dirección no libera ese tiempo, el proyecto se alarga a seis meses y pierde el impulso, que es la forma más habitual de que estas migraciones fracasen sin que nadie las declare fracasadas.
Y un consejo de secuencia: haz la migración fuera del pico de trabajo. Arrancar un proyecto así en plena campaña o con tres lanzamientos comprometidos garantiza que se aparque en la semana 2.
Qué hacer con las discrepancias que van a aparecer
Aparecerán, y son la mejor parte del proyecto. Las tres más habituales:
El coste no coincide. El sistema dice que el producto cuesta un 14 % más de lo que la empresa creía. Casi siempre el sistema tiene razón, y el motivo es alguno de estos: precios desactualizados, merma no contabilizada o operaciones que el Excel no incluía. Investiga cada caso antes de aceptar el número, y después toma decisiones de precio con él.
No está claro cuál es la fórmula vigente. Aparecerá en dos o tres productos. No es un problema de migración: es un problema que ya tenías y que la migración ha sacado a la luz. Resuélvelo con quien pueda decidirlo y déjalo aprobado.
La ficha técnica que circula no coincide con la fórmula. Especialmente en valores nutricionales y en la lista de ingredientes. Cada discrepancia es un error que llevaba tiempo saliendo por la puerta; corrígelo y avisa a quien tenga la versión antigua.
Ninguna de las tres es culpa del proyecto. Las tres justifican el proyecto.
Los tres errores que retrasan estos proyectos
Migrar sin depurar. Meter el maestro sucio tal cual para «ir rápido». Acabas con el mismo caos, ahora en un sitio nuevo, y perdiendo la confianza del equipo en el sistema.
Trabajar en paralelo más de dos semanas. Dos verdades siempre acaban en cero verdades. Pon una fecha de corte y respétala.
No implicar a compras y calidad. El laboratorio no puede decidir solo las unidades, los precios ni las especificaciones. Media hora de cada uno en la semana 1 evita rehacer.
Y una comprobación al terminar
Cuatro semanas después, prueba esto: coge un producto al azar y responde en menos de dos minutos su composición vigente, su coste actual, su tabla o su INCI, quién aprobó la revisión y qué cambió respecto a la anterior.
Si puedes, la migración funcionó. Si no, sabes exactamente qué falta.