Un laboratorio de I+D se planifica mal por un motivo estructural: la mayor parte del tiempo de un proyecto no es trabajo, es espera. Un estudio de estabilidad de tres meses ocupa cero horas de técnico y bloquea un recurso durante doce semanas. Un challenge test son cuatro horas de trabajo repartidas en seis semanas.
Cualquier planificación que solo cuente horas de persona está midiendo la parte pequeña.
Los tres recursos que hay que planificar
Personas. Las horas de técnico. Es lo único que la mayoría planifica, y suele ser el recurso menos limitante.
Equipos. Estufas de estabilidad, cámaras climáticas, homogeneizadores, la línea piloto, el HPLC. Aquí están casi siempre los cuellos de botella reales, y son especialmente rígidos: una estufa con cuatro baldas es cuatro baldas.
Calendario de espera. El tiempo que un ensayo tarda en dar resultado, independientemente de todo lo demás. No se puede comprimir con más recursos.
Cómo se ve el cuello de botella de verdad
Un ejercicio de diez minutos que suele ser revelador. Coge tus proyectos activos y monta esta tabla:
| Semana | Estufa 45 °C (12 posiciones) | Cámara 4 °C (8) | Línea piloto (h/sem) |
|---|---|---|---|
| S18 | 9 | 4 | 6 |
| S19 | 11 | 5 | 12 |
| S20 | 14 ⚠ | 5 | 8 |
| S21 | 15 ⚠ | 6 | 22 ⚠ |
| S22 | 12 | 6 | 14 |
Dos semanas con la estufa sobrecargada y una con la línea piloto imposible. Y esto se sabe hoy, en la semana 17, cuando todavía se puede adelantar un lote a la S19 o negociar una fecha.
La versión que veo en la mayoría de laboratorios es distinta: se descubre el lunes de la S20, cuando el técnico va a meter las muestras y no caben.
Reglas prácticas de planificación
1. Planifica hacia atrás desde la fecha comprometida. Si el lanzamiento es en octubre y la estabilidad son doce semanas, el lote de estabilidad tiene que estar hecho en julio, lo que significa que la candidata tiene que estar elegida en junio. Ese cálculo hacia atrás es lo que convierte «para octubre» en tareas con fecha.
2. Los ensayos largos arrancan lo antes posible, aunque la fórmula no sea definitiva. Es contraintuitivo y ahorra meses. Si tienes dos candidatas razonables en junio, mete las dos a estabilidad aunque una se vaya a descartar. El coste del ensayo extra es pequeño comparado con perder tres meses.
3. Reserva capacidad, no la asignes al que llega primero. Si el 70 % de tu estufa está siempre lleno de proyectos secundarios, el proyecto urgente que aparezca no tendrá sitio. Deja un margen deliberado.
4. Agrupa lotes piloto. Preparar la línea piloto tiene un coste fijo de montaje y limpieza. Hacer tres lotes el mismo día cuesta bastante menos que tres días distintos.
5. Distingue trabajo de espera en el plan. Un proyecto «en estabilidad» no consume horas del equipo: no debe aparecer como carga de trabajo, pero sí como ocupación de un equipo y como una fecha de revisión en la agenda.
La priorización, que es lo que de verdad falta
Cuando hay más demanda que capacidad —siempre—, hay que decidir. Y la decisión no puede tomarla el técnico según quién le presione más.
Un criterio sencillo que funciona: cada proyecto lleva una prioridad de 1 a 3, asignada por dirección, revisada mensualmente y visible para todos.
- 1 — Compromiso con cliente y fecha cerrada. Ocupa capacidad primero.
- 2 — Estratégico sin fecha dura. Usa lo que queda.
- 3 — Exploratorio. Se hace cuando hay hueco, y se para sin drama si entra un 1.
Lo importante no es la escala: es que exista, que la asigne alguien con autoridad y que esté escrita. Un laboratorio sin prioridades explícitas las tiene igualmente —las decide el volumen de voz de cada interlocutor—, solo que nadie se hace responsable.
Lo que hay que poder ver en una pantalla
Para que esto funcione en el día a día, tres vistas:
- Calendario de ocupación de equipos. Qué hay en cada estufa y hasta cuándo.
- Carga por persona en las próximas semanas, contando solo trabajo real. Ver carga del equipo.
- Hitos de espera: qué ensayos vencen esta semana y qué decisión desbloquean.
Esa tercera es la más olvidada y la que más tiempo recupera. Un estudio de estabilidad que terminó hace tres semanas y que nadie ha revisado son tres semanas de proyecto perdidas sin que nadie estuviera ocupado.
Y una recomendación sobre las herramientas
No necesitas un MRP ni un software de planificación industrial. Un laboratorio de diez personas se planifica con un calendario de equipos, una vista de carga y una lista de proyectos priorizada. Lo que necesitas es que esos tres datos estén conectados con los proyectos reales, de manera que planificar no sea rellenar un Excel paralelo que envejece en dos semanas.
Ese es el fallo de las planificaciones de laboratorio: no que no se hagan, sino que se hacen aparte y dejan de reflejar la realidad al tercer cambio.