Llega la tarifa anual del proveedor: 47 materias primas cambian de precio. Algunas suben un 3 %, una sube un 28 %. La pregunta operativa es qué haces con eso, y tiene más miga de la que parece.
Porque hay dos exigencias legítimas y contradictorias:
- Quieres el coste al día. Si el aceite ha subido, tus fórmulas deben reflejarlo hoy, no cuando alguien se acuerde.
- Necesitas que el histórico no cambie. El coste con el que aprobaste un producto en marzo tiene que seguir siendo el de marzo. Si se reescribe solo, pierdes la capacidad de explicar tus propios márgenes.
La solución: separar catálogo de fórmula
El principio es este. El maestro de ingredientes guarda el precio vigente y su histórico. La revisión de fórmula guarda el precio con el que se calculó, congelado en el momento en que se aprobó.
Con esa separación:
- El precio del maestro se actualiza tantas veces como haga falta. Es un dato vivo.
- Las revisiones en borrador pueden refrescarse contra el maestro. Es una acción explícita: «actualizar precios de esta revisión».
- Las revisiones aprobadas no cambian nunca, coherente con lo que explico en inmutabilidad.
- Y aun así puedes preguntar: «¿cuánto costaría hoy esta fórmula aprobada con los precios actuales?». Es una simulación, no una modificación.
Esa última consulta es la que necesitas para revisar tarifas, y es completamente compatible con no tocar nada.
El histórico de precios no es un lujo
Guarda cada precio con su fecha y su origen. Sirve para tres cosas concretas:
- Reconstruir el coste de cualquier momento. «¿Cuánto nos costaba este producto en enero?» tiene respuesta exacta.
- Negociar. Ir a una reunión con el proveedor sabiendo que su referencia ha subido un 34 % en dieciocho meses, mientras que la del competidor subió un 9 %, cambia la conversación.
- Anticipar. Un material con precio volátil es un riesgo del producto. Merece un plan B formulado antes de necesitarlo.
Análisis de impacto: la consulta que hay que ejecutar
Cuando entra una tarifa nueva, antes de tocar nada, lanza esta pregunta: ¿qué productos se ven afectados y cuánto? Una tabla así vale una reunión entera:
| Producto | Coste antes | Coste después | Δ | Margen antes | Margen después |
|---|---|---|---|---|---|
| Crema facial 50 ml | 2,16 € | 2,31 € | +6,9 % | 42 % | 38 % |
| Sérum 30 ml | 3,84 € | 3,88 € | +1,0 % | 51 % | 50 % |
| Bálsamo labial | 0,74 € | 0,96 € | +29,7 % | 39 % | 21 % |
| Gel de ducha 400 ml | 1,12 € | 1,14 € | +1,8 % | 34 % | 33 % |
El bálsamo tiene un problema y los demás no. Sin esta tabla, o subes el precio de todo (y pierdes competitividad donde no hacía falta) o no subes nada (y sangras por una referencia). Con ella, tomas tres decisiones distintas: subir tarifa en el bálsamo, reformularlo o buscar proveedor alternativo.
Frecuencia: ni cada día ni cada dos años
Lo que funciona en una pyme:
| Tipo de material | Revisión |
|---|---|
| Top 20-30 por importe anual | Trimestral |
| Materiales volátiles (commodities, energía) | Mensual o al recibir factura |
| Resto del catálogo | Anual |
| Cualquiera, al recibir tarifa o oferta | Inmediata |
Y una fuente que muchos ignoran: la factura de compra. El precio de tarifa y el precio real pagado suelen diferir por descuentos, portes y rappels. Si tu sistema puede alimentar el coste desde las compras reales, el escandallo deja de ser una estimación.
Un matiz sobre qué precio usar
Hay tres candidatos y no dan lo mismo:
- Último precio pagado. Refleja la realidad más reciente. Volátil.
- Precio medio ponderado del stock. Es lo que contablemente tienes. Suaviza los picos y es el más defendible para valorar existencias.
- Precio de reposición. Lo que te costaría comprar hoy. Es el correcto para decidir precios de venta, porque el producto que vendas mañana lo fabricarás con material comprado mañana.
Para I+D y para tarificar, yo uso reposición. Para contabilidad, medio ponderado. Y lo importante: saber cuál estás usando. Muchos escandallos mezclan los tres sin que nadie lo sepa.
El error que hay que evitar a toda costa
Actualizar los precios «a mano en las fórmulas», una por una. Además de ser trabajo perdido, garantiza inconsistencia: unas actualizadas, otras no, y ninguna forma de saber cuáles. Si tu herramienta te obliga a eso, el problema no es la subida del aceite. Es el maestro de ingredientes.